会議が多い会社の特徴10選！ダメな会社ほど会議が多い理由と解説策

会議が多い会社で働いていると、このような考えを持つ方もいます。

世間では「ダメな会社ほど会議が多い」という声もあることから、このまま会議ばかりの会社で働き続けてもいいのか不安になるのも無理もありません。

本記事では、会議が多い会社がダメだと言われる理由や会議が多い会社の特徴、会議を少なくするための具体的な解決策を解説していきます。

無駄な会議の多さをどうにかしたいと考えている方はぜひご覧ください。

会議が多い会社はダメだと言われる理由

会議が多い会社で働くと、どんなデメリットが生じるのでしょうか。

会議が多い会社はダメだと言われる理由は以下の通りです。

上記の理由についてそれぞれ詳しく解説していきます。

会議が多い会社ほど決定が遅く機会の損失に繋がりやすいから

会議の多い会社では、何かと検討するために会議を開く傾向にあります。

例えば、プロジェクトの方向性を決める会議、詳細を詰める会議、最終決定の会議など何かあれば開催され、中には1回の会議で決められず次回に持ち越しとなる場合も少なくありません。

また、参加者が多いことで、上層部や各部署など何段階も承認が必要だったり、決定までのフェーズが複雑化していることも多いです。

そのため、会議の多い会社では意思決定をするのに時間を要し、特に競争の激しい業界であればあるほど競合他社と差が開いたり、機会の損失につながります。

通常業務の時間が削られて仕事のモチベーションが下がるから

会議が多い会社で働いていると、通常業務に割く時間が減ります。

会議はただ参加するだけではなく、参加するために必要な書類の準備や議題のチェック、参加後のフォローアップといった作業が発生します。たとえ参加する会議が多かったとしても、業務の一環なので自分の業務と一緒にこなさなければいけません。

万が一、仕事で納得のいく結果が出せなかった場合、「無駄な会議さえなければ、もっと自分の仕事に集中できたのに……」と、職場体制に対して不満を持ってしまいます。

会議が多すぎて通常業務の時間が削られてしまうのは、仕事へのモチベーションを下げるきっかけにつながります。

会社の労働生産性が低下して業績が悪化する恐れがあるから

会議が多すぎるせいで自分の業務時間が減ってしまうと、企業全体の労働生産性の低下を引き起こすリスクもあります。

会議を開く際、他の業務を止めて参加する人がほとんどです。他の業務が進まなくなれば、その分利益を出すスピードも遅くなります。会社としては今までどおり利益を出していきたいので、社員に残業や休日出勤を求めざるを得なくなる可能性があります。

その結果、今まで利益を出してきた社員が次々と辞めていき、会社の業績悪化につながるのです。業績が悪化すると、それを解決するための会議をする流れになり、さらに労働生産性が下がるという悪循環が生まれてしまいます。

会議が多い会社は、社員の負担が大きくなるのはもちろんのこと、一歩間違えれば業績が落ち込むケースもあるのです。

会議が多くなる理由・特徴10選

会社で会議が増加している背景は、主に以下の通りです。

会議が多くなる理由についてそれぞれ詳しく解説するので、原因を知りたい方はぜひご覧ください。

目的が曖昧なまま会議を開催している

会議が多くなってしまう理由の一つとして、目的が明確に定められていない点が挙げられます。
会議する際は、「連絡・報告・情報共有」「意思決定」「アイデア出し」といった目的をはっきりさせておくのが鉄則です。
しかし、会社によっては、明確な目的設定のないままなんとなく会議を始めてしまうパターンもあります。

会議をする目的が曖昧なまま実施した場合、議論が無秩序に展開されるリスクが高いです。また、会議の参加者が目的を十分理解していないため、本題とは異なる話題へ逸れてしまい、納得のいく結論までたどり着くのが難しくなります。

その結果、時間内に結論を出すことができず、会議が終わってしまうケースも少なくありません。結論が出ないまま会議が終了してしまうと、同じ議題で再度会議が開かれる可能性が高いため、会議に参加する回数が増えてしまいます。

会議を開けば何かしらのメリットが得られると考えている

会議が多い会社は、「会議＝何かしらメリットが得られるもの」と考える人が多い傾向にあります。

とはいえ、先述した通り、目的が定まらないまま会議をすると本題から逸れてしまい、最終的な結論を出したり決断をしたりすることが難しくなる可能性が高いです。これでは、参加者も会議に参加した意味が分からなくなってしまうでしょう。

参加者全員が納得のいく会議を行うためには、「何について決めるのか」「どのように進めるのか」を事前に決めたうえで、しっかり議論できるように各参加者が準備しておく必要があります。

しかし、会議を行う頻度が高ければ高いほど、これらの工程が疎かになりやすいです。その結果、ただ無駄な時間を過ごすだけの会議をする回数が増えてしまいます。

「とりあえず人を集めて、みんなの意見を聞けば何か決まるだろう」という意図で会議を開くのは、無駄に会議が多くなる原因になります。

会議すること自体が最大の目的になっている

会議が多い会社は、会議を実施すること自体が最大の目的になっている可能性が高いです。

会議の本来の目的は、組織の成長につながる話し合いを行うことです。そのため、会議中は主に組織をより良くするためのアイデアを出し合ったり、業務の改善方法を考えたりして、有意義なディスカッションをしていくのが欠かせません。

ところが、「定例だから」という理由でなんとなく実施する会社も珍しくなく、無意識のうちに「会議を開くこと」自体が目的になっている場合もあります。

特に経営に直接関わる立場の人は、「部下と直接話し合いたい」「面と向かって話すのが大切」という考えが根強い傾向にあり、事あるごとに会議を開こうとします。

たとえメールやチャットのやりとりで完結する話でも、「会議」という形で面と向かって話し合おうとするため、必然的に会議が多くなってしまうのです。

「会議は必ずやらなければならない」という風潮が強い会社は、頻繁に会議が行われる場合がほとんどです。

議題の優先順位を間違えている

無駄に会議が増えてしまう理由の一つとして、会議の進め方に問題がある点も挙げられます。

会議をする際、基本的に優先順位の高い議題から話し合います。しかし、話し合う内容の優先順位を誤ってしまうと、本来するべき議題に割く時間が足りなくなる可能性が高いです。

その結果、重要度の高い議題のためだけに、再度会議を実施せざるを得なくなります。

また、議題の内容によっては、後回しにすると業務に支障が出る場合も多いです。たとえば、複数の顧客から自社顧客に関するクレームが発生した時、今後の対応の方向性を決めないまま会議を終わらせてしまうと、その顧客を失うリスクが高まります。

議題の優先順位を間違えることは、ただ単に会議の回数が増えるだけではなく、会社にとって大きな損失につながる場合もありえるのです。

会議の参加者が多い

会議の参加者が多くなればなるほど、会議を行う回数が増えていく傾向にあります。

メインの議題に携わる関係者以外の人が参加すると、議題から脱線したり議論の進行が遅れたりする原因となり、時間内に何も決められなくなるリスクがあります。

時間内に進まなかった議題は、「次回の定例会議に持ち越し」もしくは「臨時会議を実施する」という形を取る可能性が高いため、結果的に会議の回数が多くなってしまうでしょう。

また、社長や専務など発言権の強い上司が参加した場合、たとえ議題に深く関わっていなかったとしても、最後まで聞かなければいけない雰囲気が出やすいです。そのため、議題に深く関わる人が発言しにくくなってしまい、有益な意見が聞けるチャンスが減ってしまいます。

会議を実施したこと自体が無駄になってしまうリスクを避ける意味でも、議題に直接関わる人のみの参加に限定するのがおすすめです。

リモートワークの社員が多い

リモートワークの社員が多い会社は、会議が多くなるケースが多いです。

対面で話す機会が少ないリモートワークの場合、社員同士のコミュニケーション不足を解消する目的で頻繁に会議が開催される傾向にあります。

Web会議は、インターネット環境さえあればいつでもどこでも参加できるメリットがある一方で、全員が均等に発言するのが難しかったり、インターネットの接続不良や音声トラブルなどでスムーズに会議に参加できなかったりするデメリットも存在します。

その結果、議題について思うような話し合いができないため、会議の回数が増えてしまう可能性が高いです。

また、新入社員もリモートワークの対象とする会社は、新人教育するうえで対面以上に工数がかかる傾向にあります。新入社員に業務を教えたりタスク管理をしたりする際、メールやチャットのやりとりだけでは限界があるため、Web会議を開いて指導・管理していく必要があります。

会議のための会議が開かれる

無駄な会議が多い会社は、会議のための会議を開く傾向にあります。

たとえば、会社の各部署のトップが集まる合同ミーティングで発表する内容を決めるために部署内ミーティングを開催したり、取引先との打ち合わせで提案する内容を決めるための会議を開いたりするパターンが挙げられます。

もちろん、議題の内容によっては、事前に関係者数人で集まって話し合ったほうがスムーズに進みやすいケースもありますが、わざわざ集まらなくても済むような理由で会議をすることも少なくありません。

会議のための会議が開かれる原因として、先述した「会議を開けば何かしらのメリットが得られる」「会議すること自体が最大の目的になっている」の2点が大きく関係しています。

会議を開くことに意味があるという考えが根強い人が多い会社は、会議を実施する頻度が高くなってしまいがちです。

会議を部下のマネジメント手段と捉えている

会議が増える理由として、上司のマネジメントのやり方に大きな課題がある点も挙げられます。

頻繁に会議を開きたがる上司は、基本的に「会議を開く＝部下のマネジメント手段の一つ」と考えています。会議を実施して部下を直接見る機会が多くなればなるほど、「自分は部下を適切に管理できている」と思い込んでいるのです。

しかし、ほとんどの部下は、自分の業務時間を削ってまで会議に参加しなければいけないことに対して不満を持っている傾向にあります。会議を好む上司は、実施時間が長くなりやすいため、「この会議さえなければもっと自分の仕事が進められるのに」と考える部下が多いです。

アイデア出しや意見交換を目的ならまだしも、タスク管理・業務の進捗確認といったメールやチャットで済むような内容も部下を集めて確認したがる上司のもとで働けば、自ずと会議が増えていきます。

上司が意思決定をしない・遅い

上司が素早く決断を下せないことは、余計な会議を増やす原因につながります。

意思決定が遅い上司は、部下からの意見や情報を十分に取り入れたうえで、慎重に物事を判断する場合が多いです。慎重に物事を決断するのは、大きな判断ミスを防ぐメリットがある一方で、結論を先送りにして業務がなかなか進まないデメリットもあります。

意思決定が遅い上司が会議を開いた場合、情報共有や議論に時間をかけ過ぎてしまい、最終的に何も決まらないまま終わってしまう可能性があります。そして、何も決められなかった議題の結論を出すべく、また新しい会議を設定するのです。

何も決まらない会議を繰り返し開く上司のもとで働くと、必然的に会議の回数が多くなってしまいます。

経営陣が暇を持て余している

経営陣が暇を持て余していることも、会議が多くなる要因と言えます。

経営陣の仕事は、企業規模が大きくなればなるほど、現場から遠ざかっていく傾向にあります。

部長にもなると、現場で自分が実際に動く業務は少なく、承認業務などが主な業務となります。そのため、経営陣の中には暇を持て余している人も存在するのです。

とはいえ、会社経営を動かす立場の人間として、現場の社員にまったく目を向けないわけにはいきません。定例会議と称して現場の社員を集め、社員から受けた報告をもとにアドバイスという名のダメ出しをするパターンがあります。

経営陣が定例会議を開きたがるのは、会議を開催することが現場の社員のためになると思っているからだと言えます。

現場の社員のほとんどは、経営陣が主催する会議への出席に消極的です。しかし、「会議＝社員へのアドバイスの場」と考える経営陣に逆らうことができないため、結果的に出席する会議が増えてしまいます。

会議を減らすための解決策

会議が多くなればなるほど、会社・社員ともにさまざまなデメリットが生じます。労働生産性の低下を防ぐ意味でも、無駄な会議を減らす工夫を行うのが得策です。

ここでは、会議を減らすための6つの解決策を紹介します。

会議が多すぎる会社で働いている方は、上記の解決策を理解したうえで、可能な範囲で取り入れてみましょう。

会議の目的を明確にする

多すぎる会議を減らすためには、実施する目的をはっきりさせることが欠かせません。

参加者全員が会議を行う目的を理解できれば、より効率的に議論を進められます。

会議の目的には、主に4種類あります。

会議の目的	議題例
意思決定	・次年度の予算決め・来季の経営方針
報告・連絡・相談	・プロジェクトの進捗確認・業務の引継ぎ
アイデア創出	・新規キャンペーンの施策・新商品の開発
課題分析	・新人研修・営業成績、予算の見直し

会議を開く目的を明確にしておけば、会議の主催者は、出席すべき参加者を選定しやすくなったり、事前資料を準備しやすくなったりするメリットがあります。また、会議のゴール設定も共有しておけば、参加者も事前に考えてきてくれる可能性が高いです。

その結果、無駄な会議も少なくなり、自分の業務時間が確保しやすくなるため、会社全体の労働生産性も向上していきます。

アジェンダを作成する

会社での会議を減らすためには、アジェンダを作成することも有効です。

アジェンダを作成するメリットは以下の通りです。

もしアジェンダがないまま会議を始めてしまうと、限られた時間内に結論を出すことに対する意識が薄れてしまい、議題から話が脱線してしまうリスクがあります。

アジェンダは、いわゆる議事進行のシナリオのような役割を担います。アジェンダを作成する際は、議題に対してどのような流れで議論し、結論までたどり着くのか仮説を立てておくのがポイントです。

アジェンダを作成して事前に共有しておけば、会議を円滑に行いやすくなるため、結果的に会議の回数を減らせる可能性があります。

会議の必要性を見直し、他の方法を検討する

今一度会議の必要性を見直し、他の手段で完結できないか検討するのも、会議の回数を減らす方法の一つです。

会議の目的や議論の内容によっては、わざわざ人を集めて会議を開く必要がないケースもあります。特に、会議の目的が「報告・連絡・相談」だった場合は、メールやチャットで済む可能性が高いです。

たとえば、営業売上を共有する際、わざわざ口頭で伝えなくてもその旨が分かる資料を添えてメールやチャットで送れば完結できます。「先月より売上が下がっている」「ここ数カ月の営業売上の平均値が低い」といった改善点がある場合のみ、「課題分析」を目的とした会議を開けばいいのです。

その結果、営業売上を報告するためにわざわざ会議を開く必要性がなくなります。

わざわざ面と向かって話さなくても良さそうな議題や、目的がはっきりしていない議題であれば、「会議をしない」という選択肢を取ることも、会議を少なくする効果的な手段と言えます。

少人数制を徹底する

多すぎる会議を減らすためには、参加する人数を必要最小限に抑えるのが大切です。

先述した通り、会議の参加人数が多すぎると、会議の進行遅れにつながり、時間内に何も成果が出ない可能性が高いです。そのため、参会者は議題に深く関係している人のみに絞ることで、会議がよりスムーズに進みやすくなります。

会議の参加人数は、議題の内容にもよりますが、3～5名程度が望ましいと言われています。多くの人を呼ぶより、「直接関わりのある人」「リーダー役の人」など議題の中心人物のみ集めたほうが、一人ひとりが自分の考えを積極的に発言しやすくなるでしょう。

意見交換が活発になれば、時間内に会議の目的が達成しやすくなるので、再度会議を開く必要がなくなります。

会議の開始・終了時刻を明確にしておく

会議の開始・終了時刻を明確にしておけば、多すぎる会議を減らせる可能性があります。

特に、会議の終了時刻を事前に伝えておくのは、議題についてスムーズに話し合ううえで必要不可欠です。会議の終了時刻がはっきりしていれば、参加者は時間を意識しながら無駄のない話し合いをしようとします。

そのため、1回の会議で目的を達成しやすくなり、同じ議題で会議を開かなくてもよくなります。

会議の開始・終了時刻を参加者に伝える時は、アジェンダに記載しておくのがおすすめです。参加者は、基本的にアジェンダで会議の流れや議題の内容を把握するため、開始・終了時刻も一緒に書いておきましょう。

また、会議のタイムテーブルも決めておくことで、議論が盛り上がって意見がまとめられなかったり、時間内に結論が出せなかったりするリスクも防げます。

ファシリテーターを決めておく

会議の回数を減らしていくためには、あらかじめファシリテーターを決めて会議の質を高める工夫をするのが重要です。

会議にファシリテーターがいることで、「会議の目的やゴール設定の明確化」「タイムマネジメント」「各参加者の意見の整理」などを任せられるため、時間内に結論を出せる可能性が高まります。その結果、無駄に会議を開くリスクを減らせるでしょう。

ファシリテーターに向いている人の特徴は以下の通りです。

ファシリテーターは、中立的な立場を保ちつつ、参加者の意見を引き出し、建設的な話し合いを促せる人が向いています。また、参加者からの信頼度が高く、自分の意見や考えを全面に出さない人も、ファシリテーターに適しています。

とはいえ、ファシリテーターは、参加者の中でも負担が大きいポジションです。ファシリテーターを決める際は、いきなり1人に丸投げするのではなく、複数人でファシリテーターの役割を分担して負担を分散させるようにしましょう。

ダメな会社ほど会議が多いので転職も視野に入れよう！

会議の多すぎる会社は社内的な問題点が多く、業務の効率化が進んでいない傾向にあります。このままの体制を続けてしまうと、会社の労働生産性が下がってしまったり、競争が多い業界であればあるほど他社との差が開き、業績悪化を引き起こすリスクもあります。

今より会議を減らすためには、「会議の目的の明確化」「アジェンダの作成」「少人数制の徹底」「ファシリテーターの選定」など、会議の質を良くする工夫を行うのが大切です。

しかし、立場上自力で会議を減らすのは難しいケースも珍しくありません。そもそも、今回ご紹介した会議が多い理由に多く当てはまる会社は、組織として深刻な問題を抱えている可能性も高いです。