「社内調整くだらない」ストレスなく誰でもできる極意とスキルを解説！

社内調整は頻度が多すぎたり、部署や関係者の間で対立が起きたりすると「くだらない」とストレスを感じてしまいやすいですよね。

社内調整のせいで本来の業務や専門性を高めるための時間が奪われ、うんざりしているという方も少なくありません。

本記事では、そんな社内調整に嫌気が差している方に向けて、くだらないと感じる原因や社内調整を効率的に進める手順などを解説します。

そもそも社内調整とは？

社内調整とは、企業内の関係者の意見をまとめ、業務をスムーズに進めるための調整を指します。

具体的には、業務で達成したい目的・目標を実現できるように、関係者それぞれの利害や立場を考慮しながら交渉し、全員から合意を得られる落としどころを見つけていきます。

複数の人が働く職場では、共通した方針がないと各々が異なるアプローチをとり、統率がとれなくなってしまいます。

そのため、関わる人が多いほど、連携強化や対立の解消、組織全体の業務効率向上を目指して社内調整をする機会が増えていきます。

特に、大規模な新規プロジェクトに参画する場合や、社員数の多い大手企業・中堅企業で働く場合は、社内調整の業務が発生しやすいです。

社内調整は会社に必要な業務のひとつ

社内調整を「くだらない」と感じてしまう場面は誰にでもあります。実際、時間や手間がかかる業務なので、好きな人が少ないのも当然です。

しかし、業務を円滑に進めるためには、組織のメンバーが同じ方針のもとで業務に取り組むことが必要不可欠です。

社内調整を怠ると、情報共有が滞って意思決定が遅れたり、認識のズレによって決まった内容がすぐに変更になってしまったりと、組織全体や個人の業務の進行に悪影響が出やすくなります。

チームや個人が実力を発揮できるのは、組織全体が機能してこそです。その前提を支える社内調整の業務を完全になくすことは難しいでしょう。

だからこそ、社内調整のストレスを減らすには、「どう効率よく進めるか」を工夫することが重要です。

社内調整が「くだらない」とストレスに感じる5つの原因

社内調整を「くだらない」と感じてしまう原因はいくつかあります。複数の要因が重なって大きなストレスになっている場合も多いです。

ここでは、以下の5つの原因を解説します。

• 調整に追われて本来の業務が進まない
• コミュニケーションツールが不便に感じる
• 意見の対立や板挟みにより精神的に消耗する
• 意味がない資料作成や報告業務が増える
• 共有体制や責任分担が不明確になっている

まずは自分の状況に当てはまる原因がないか、チェックしてみましょう。

調整に追われて本来の業務が進まない

「「業務をスムーズに進めるために社内調整をしているのに、そのせいで自分の作業が進まない」こんな状況ではストレスを感じやすいです。

実際、社内調整に時間を取られすぎて本来の業務に集中できず、業務効率が下がっているケースは少なくありません。

立場や意見が異なる人たちの意見をまとめる必要があるため、会議が長時間に及ぶことがあります。また、会議だけではなく、事前の情報収集や関係者への根回しなどが必要なケースも多いです。

特に、目的や目標が不明確な社内調整はまとまるまでに時間がかかりやすく、本来の業務を行う時間を圧迫してしまう傾向があります。

コミュニケーションツールが不便に感じる

社内調整の効率は、コミュニケーションツールの使い勝手によっても左右されます。

社内調整は、複数の関係者とこまめに意思疎通を図ることが重要です。

しかし、社内での連絡手段が決まっていなかったり、ツールが使いづらかったりすると、情報共有の漏れや誤報などが発生しやすくなり、結果として調整の手間が増え、ストレスに繋がります。

また、普段から意思疎通が取りづらい環境では、相手の立場や状況を十分に確認せず調整を進めてしまい、組織内でのすれ違いの原因になることもあります。

意見の対立や板挟みにより精神的に消耗する

社内調整は関係者それぞれの利害が絡むため、部署や役職ごとに意見が割れて、調整役が板挟みになることも珍しくありません。

社内調整は、プロジェクトの優先順位や、予算や人材の配分、特定業務の責任や役割など、業務に直結する内容を扱います。そのため、関係者同士で対立が起きやすく、調整役に意見が集中することも多いです。

また、特に関係者が多い場合は、当事者同士で直接話し合わず、調整役に意見が集中しやすいです。一方の主張を聞けば、もう一方から異なる主張を聞かされて、精神的に消耗してしまうといったケースもあるでしょう。

このような板挟みによるストレスが集中する状況が続くと、社内調整をくだらないと感じる原因になります。

意味がない資料作成や報告業務が増える

社内調整では、共有資料・議事録・報告書などの資料の作成業務も多く発生します。

情報共有の仕組みが整っていない場合、「あとで必要になるかもしれない」といった理由で、必要性の低い資料作成や報告が求められることもあり、負担が増えやすいです。

さらに、苦労して作成した資料がほとんど読まれないこともあり、徒労感や「意味がない」と感じるストレスにつながります。

共有体制や責任分担が不明確になっている

情報共有の仕組みや責任分担が曖昧な職場では、調整役の負担が大きくなりがちです。

社内調整では、進捗状況や調整結果を関係者に共有して認識をそろえる必要があります。

しかし、情報の共有体制が不明確だと、必要な情報が正しく伝わらず、同じ確認や説明を何度も行う必要が出てきます。そのため、定期的な報告会議や「誰が・いつ・どのような形式で情報を伝達するのか」というルールの設置は不可欠です。

また、責任の分担が不明瞭だと、「誰が最終的に意思決定するのか」「トラブル時に誰が責任を負うのか」が曖昧になり、現場が混乱します。

その結果、調整役の負担が増え、ストレスが大きくなりやすいです。

【ステップ別】誰でもできる！社内調整を成功に導く8つの手順

社内調整は大きく「準備」「交渉」「運用」の流れで進んでいきます。

以下の8つのステップを順に踏むことで、スムーズかつ効果的に調整を進められるでしょう。

特に、各ステップの重要なポイントが押さえられると、成功率も高まります。

1. 【準備】関係者の利害や立場を事前に整理しておく
2. 【準備】コミュニケーションを取り信頼関係を築く
3. 【準備】社内で影響力のある人に話を通しておく
4. 【準備】複数の提案を用意して交渉をスムーズにする
5. 【交渉】感情的にならず、落ち着いた対応を心掛ける
6. 【交渉】話し合いでは柔軟な対応を心掛ける
7. 【運用】共有ルールや会議の進行にも気を配る
8. 【運用】フォローアップも忘れずに行う

1.【準備】関係者の利害や立場を事前に整理しておく

社内調整を円滑に進めるためには、まず関係者への理解を深めることが重要です。経営陣、各部署の管理職、現場担当者など、立場が違えば業務に対する目標や要望も異なります。

社内調整は企業やプロジェクト全体の利益につなげるためのものです。そのため誰か一人ではなく、全員の状況や利害を考慮して、多角的な視点で進めることが重要です。社内調整前に、関係者それぞれの立場や関係性、期待している成果などを把握し、情報を整理しておきましょう。

各関係者の事情をあらかじめ把握しておけば、反発する人が現れた際も冷静に対処できる可能性が高くなります。また、それぞれの事情を考慮した代替案も思いつきやすくなり、対立の回避にもつながります。

2.【準備】コミュニケーションを取り信頼関係を築く

関係者とは平等かつこまめにコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことが大切です。多くの人と信頼関係を構築しておくと、利害が絡む話題でも意見を聞いてもらいやすくなり、調整業務がスムーズに進みます。

ただし、調整役が特定の関係者とだけ親しくなりすぎると、他のメンバーから不信感を持たれる恐れがあります。偏りなく信頼関係を築くことが大切です。

さらに、関係者全員が同じ情報を共有できれば、認識のズレや誤解のリスクも減らせるでしょう。相手に共感を示しながら関係を深めていくことも、円滑な調整に役立ちます。

3.【準備】社内で影響力のある人に話を通しておく

社内調整をスムーズに進めるには、早い段階で社内のキーマンに話を通しておくのが効果的です。キーマンとは役職者だけでなく、発言力や影響力が強い人も含まれます。

特に若手社員や経験の浅い社員は、キーマンの考え方や行動に影響を受ける傾向があります。あらかじめキーマンからの支持を得ていると、他の関係者からも信頼されやすくなり、調整が順調に進みやすくなるのです。

一方で「発言力があるキーマンに反対意見を出されたら太刀打ちできないかも」と不安を感じてしまい、自分から話しかけにくいと思うケースもあるかもしれません。

キーマンが後から調整の詳細を知って反対意見を出すと、途端に全体の進行が止まってしまうリスクもあるため、これを未然に防ぐために初期段階で合意形成をしておくことが重要です。

4.【準備】複数の提案を用意して交渉をスムーズにする

社内調整は相手の意見を尊重しながら、互いに納得できる着地点を探る姿勢が求められます。そのため、事前に関係者から出そうな意見を想定して、提案をいくつか用意しておくのがおすすめです。

一つの案のみで交渉に臨むと、反対意見が出たときに上手く対応できず、調整が難航しやすくなります。また、一つの案頼りだと、その内容に固執して自分の意見を押し通すような言動を取ってしまう恐れもあります。

あらかじめ複数の提案を用意しておけば、反対意見が出たり対立が起きたりしてもすぐに代案を提示できます。対立が激化するのを防げるほか、異なる意見の関係者たちが納得できる妥協点も見つかりやすくなるでしょう。

5.【交渉】感情的にならず、落ち着いた対応を心掛ける

社内調整を成功させるには、感情的にならず冷静かつ丁寧に対応することが重要です。

調整の場では、意見の対立が起きることもよくあります。相手の発言の意図が理解できなくてイライラしたり、思わず張り合いたくなる場面もあるかもしれません。

しかし、一方が感情的になれば、相手もつられて感情的になり、建設的な議論が難しくなります。その結果、関係が悪化して話を聞いてもらえず、調整が失敗するリスクもあります。

たとえ相手が感情的でも、落ち着いた対応を心掛けるようにしましょう。また、自分の意見を押しつけず、相手の立場も尊重しながら意見を伝えるようにするのも効果的です。

6.【交渉】話し合いでは柔軟な対応を心掛ける

柔軟な対応を意識して、関係者の意見やその場の状況に応じた解決策を採用できると、調整が円滑に進みます。

調整役には、関係者からさまざまな要望が寄せられます。とは言え、関係者全員の要望を満たすのは難しいケースが多いため、異なる意見を受け止めつつ落としどころを探ることが必要です。

実際、社内調整の場は、反対意見が出たり、調整中に状況が変わったりと、予定通りにいかない場合もあります。そのような状況で当初の案や自分の考えに執着しすぎると、不信感やわだかまりが残ってしまう可能性が高くなります。

交渉では、自分の意見だけを主張せず、柔軟に判断して譲歩案や代替案を提示することが、問題をスムーズに解決するカギです。

7.【運用】共有ルールや会議の進行にも気を配る

調整結果を関係者に共有する手段やタイミングは、前もって明確にしておきましょう。

情報の共有漏れや誤った伝達、受け手による認識のズレは、手戻りや誤解の原因になります。複数の部署や人が関わる場合、情報共有ルールを整備しておくことが不可欠です。

また、社内調整の多くは会議で行われるので、会議を効率的に進行するスキルやテクニックを高めておくことも大切です。

たとえば、下記のような対応を行うと、社内調整の効率化につながります。

• 会議で最低限決めたいことを整理しておき、議論が脱線しないようにする
• 話し合う時間を決めておき、長時間の会議にならないようにする

8.【運用】フォローアップも忘れずに行う

社内調整後は、関係者間の認識のズレや抜け漏れを防ぐために、フォローアップが必要です。

特に社内調整によって組織の体制が大きく変わる場合、一時的にミスが増えるケースはよくあります。

社内調整の際にフォローアップの体制もしっかり整えておけば、的確に追加の情報を提供したり、困っている相手にアクションを促したりすることができ、社員のモチベーション維持やミスの防止につながるでしょう。

社内調整ばかりで消耗していく働き方に要注意

社内調整は業務を円滑に進めるうえで必要ですが、社内調整ばかりに力を注ぐとデメリットが発生することもあります。

自分の本来の仕事が進まないだけでなく、以下のような事態に直面する可能性もある点に注意が必要です。

• 社内調整は他社で評価されないケースもある
• 専門スキルが磨かれず市場価値が下がる場合もある

「一生懸命やったのに自分が消耗しただけだった」という結果にならないためにも、知っておくべき注意点を解説します。

社内調整は他社で評価されないケースもある

社内調整は「社内の限られた人間関係や社内独自の慣習を知っている前提」で行われるため、他社に転職する際にスキルや実績として評価されにくい傾向があります。

社内調整に従事すれば自分が勤める企業の事情には精通できるものの、その知識は事情が異なる他社では活かせません。社内調整を成功させて自社内で頼られたとしても、外部からは「その会社でしか通用しない人材」と見なされる恐れもあります。

また、社内調整ばかりでその他の専門的なスキルが身に付いていないと、ゆくゆくは社内からも評価されにくくなる場合も考えられます。

専門スキルが磨かれず市場価値が下がる場合もある

社内調整ばかりに時間を取られると、専門スキルを磨く機会が失われます。

社内調整は誰かがやらなくてはいけない業務ではあるものの、狭い社内での調整業務のみで身に付くスキルには限りがあります。

そのため、調整業務のみに偏ったキャリアだと「勤務歴は長いけど専門性がない人」になってしまいやすく、将来の選択肢が狭まる可能性が高いです。「調整しかできない人」は、いつか転職したくなった際に、転職市場で有利に働くスキルがなくて困ってしまう恐れがあります。

社内調整に関するよくある質問

最後に、社内調整に関するよくある質問をQ＆A形式でまとめました。

知識を深めてどのように対応すればよいかを理解することで、社内調整の負担が軽減したり、前向きにとらえたりするきっかけになり、「くだらない」と感じにくくなるでしょう。

社内調整のスキルは転職の自己PRになりますか？

社内調整に必要なスキルは、転職活動時の自己PRとして使用できます。

ただし、単に「社内調整をしていました」というだけでは、調整で培ったスキルが転職先でどのように役立つのかが伝わりません。

他社の人が自分のスキルをイメージしやすいように、具体的な数字や実績がわかるようにエピソードを添えながら伝えることが重要です。

「どのように周囲を巻き込んでどんな成果を上げたか」「どのような課題をどういう工夫をして解決したか」などの詳細なエピソードを盛り込んでアピールしましょう。

また、単に「調整力」をアピールするよりも「ヒアリングをして相手の潜在的なニーズを汲み取れる」「相手の立場に立ったアイデアを出して人を説得するのが得意」といったように、強みを具体的にアピールするのも効果的です。

社内調整はどんな人に向いていますか？

相手の気持ちや利害関係を考えながら信頼関係を築ける人や、多くの人と関わるのが好きなコミュニケーション能力が高い人は、社内調整に向いている傾向があります。

「社内事情に精通しているか」「仕事のやり方を熟知しているか」などの知識面は業務に携わっているうちにカバーできる要素なので、あまり重要視されません。そういった面よりも、誰とでも分け隔てなく良好な人間関係を築く力が求められやすいです。

また、調整役はその場の状況や、全体の反応を見ながら対応を考えるといった柔軟性がある人も必要とされます。

大手企業は社内調整ばかりというのは本当ですか？

大手企業は部署やチームの人数が多い傾向にあるため、大なり小なり社内調整が発生します。

ただし、特に若手社員のうちは専門スキルを磨くことに力を入れている企業も珍しくなく「社内調整ばかり」というわけではありません。中には、一定の年数をかけて専門技術を磨いた人にしか調整役を任せないという企業もあります。

社内調整ばかりになるかどうかは、企業の規模だけでなく、組織の文化や経営陣の考え方による部分も大きいです。

入社前の段階で、入社後の業務の流れや今後のキャリアパスについて確認しておくと、社内調整役ばかりという状況を回避しやすいです。

リモートワークで社内調整をするコツはありますか？

リモートワークで社内調整を行う場合は、チャットやビデオ通話といったオンラインツールを積極的に活用して、密にコミュニケーションを取ることが重要です。

リモートワークでは直接顔を合わせて話せないので、コミュニケーションエラーが起こりやすいと言われています。そのため、オフィスワークのとき以上に、細かく進捗状況や予定を共有し、誤解が生まれないように言葉遣いや伝え方にも気を配る必要があります。

状況に応じてフランクな話し方やわかりやすい文章を意識しながら、些細なことでもすぐに連絡が取れるような環境づくりを心掛けましょう。

社内調整ばかりで嫌になったらどうすればよいですか？

社内調整ばかりで精神的につらくなってしまったら、まずはリフレッシュして心身を落ち着かせましょう。しっかり休憩を取る、有給休暇を取得するなどして、心と体の調子を整えることが大切です。

それでも社内調整にストレスを感じるときは、調整業務のタスクを見直し、業務効率化による負担軽減を狙うという方法もあります。また、「調整業務の負担を軽減できないか」と上司に相談してみるのも一つの手です。

ただし、何をしても調整業務の負担が軽減できない場合は、無理をする必要はありません。ストレスで限界を迎える前に、転職も視野に入れて検討してみてください。

社内調整をくだらないで終わらせない！本来の業務のためにも効率化しよう

社内調整は、時間が取られて本来の業務時間が圧迫される、関係者間での板挟みになるといったデメリットから、時には「くだらない」と感じるかもしれません。

しかし、組織全体の方向性を統一するための社内調整は、どの企業においても不可欠な業務であり、完全になくしてしまうと、かえって本来の業務に支障をきたすケースもあります。

社内調整が成功すれば、社員同士の連携がスムーズになって業務効率も上がり、自分の専門性を高める仕事をする時間も取りやすくなるでしょう。

社内調整をくだらないと感じたときこそ、「どうすればより効率化できるか」に注目してやり方を見直し、効率化を図ってみるのがおすすめです。